Topologi IVR

Sistem IVR harus dihubungkan dengan perangkat switch-hub, PABX, atau dengan jaringan analog PSTN (misalnya Telkom). Antarmuka yang menjembatani sistem IVR dengan sistem telepon yang diluar adalah dengan menggunakan Kartu Antarmuka Telepon. Antarmuka yang digunakan dapat menggunakan sistem analog (dengan pensinyalan analog FXO). Sistem IVR dapat dihubungkan langsung ke jaringan analog PSTN Telkom atau ke PABX yang dimiliki oleh korporasi.

Jika dihubungkan dengan perangkat PABX, maka sistem IVR adalah extension dari PABX tersebut. Untuk melakukan panggilan ke sistem IVR, kita dapat menekan nomor extension yang diberikan oleh PABX untuk sistem IVR.

Pilihan kedua adalah dengan cara menghubungkan sistem IVR dengan operator telepon tetap (misalnya Telkom). Setiap line dari Telkom dapat dihubungkan dengan masing-masing line yang ada di sistem IVR. Jadi untuk antarmuka analog baik ke PABX atau ke operator telepon, kita dapat menghubungkan port-port yang ada di Kartu Antarmuka Telepon ke masing-masing line. Satu buah kartu dapat terdiri mulai dari 1 line sampai maksimal 4 line.

Adapun sistem Architecture IVRS adalah sebagai berikut :

Read More

VoicePro Price

Berikut ini rincian harga software maupun hardware yang diimplementasikan untuk membangun IVR Sistem di suatu perusahaan.

Read More

VoicePro Implementation

Untuk menyesuaikan waktu dalam schedule implementasi Software maupun Hardware adalah sebagai berikut :

Read More

VoicePro Feature

Adapun feature-feature yang ada di VoicePro IVR Sistem sebagai berikut :

• Operating System, yang digunakan system ini adalah Windows NT 4.0 / NT 2000 maupun Windows XP yang didukung dari semua aplikasi pre-configured dengan perangkat lunak yang digunakan  dengan baik.
• Automatic Operator Connection, system ini secara otomatis mengarahkan suatu panggilan dengan garis tertentu sebagai suatu operator. System ini diibaratkan sebagai pengganti dari system kerja operator.
• Customized & scheduled Company Greeting, Greeting awal akan bisa berubah pada waktu tertentu, hari tertentu atau kesempatan khusus. System akan mengucapkan greeting awal secara berbeda dimana yang telah di tentukan / jadwal oleh system itu sendiri dengan berdasarkan jam, bulan, tahun, hari, maupun tanggal.
• Direct Extension Dialing, Penelpon akan secara langsung di hubungkan ke nomor yang akan anda tuju. System akan menghubungkan ekstension lain dimana si penelepon ingin langsung berhubungan setelah si penelpon tekan nomor ekstension yang dituju.
• Full PBX Inbound-DTMF Integration, system ini bisa untuk diinstalasikan / integrasi di berbagai merk PABX , yang mana dapat mengendalikan semua programmable PABX. System ini terdapat banyak pilihan  merk PABX yang telah banyak di instalasikan di negara Indonesia. Anda hanya tinggal memilih setup PABX di system ini sesuai PABX yang anda punyai.
• Full PBX Integration by RS-232 Serial Port, Penyediaan  fungsi serial port RS-232 yang mana bisa digunakan untuk integrasi dengan PABX yang telah terpasang maupun yang lainnya. Fungsi ini berguna,  seperti menyalakan lampu  telpon jika mempunya pesan (Message Waiting Lamp) dan sebagainya.
• Multiple Language Operations, dengan menggunakan fungsi audiotext yang mana penelepon bisa untuk memilih bahasa yang telah anda setup di system ini. Untuk default dari system ini bisa untuk mengucapkan 5 bahasa seperti bahasa Inggris, Indonesia, Malaysia ,Philipina, Thailand.
• Multiple PBX Operations, bisa diinstalasikan lebih dari satu PABX, baik  sama-sama merk maupun beda merk PABX. System ini bisa diinstalasikan jika salah satu perusahaan mempunyai lebih dari satu merk PABX  maupun sama dan kesemuanya ingin dintegrasikan dengan system IVR.
• Multiple System Passwords, Mendukung sampai ke dua kata sandi sistem untuk memungkinkan fleksibilitas di dalam system administrasi. Aplikasi system ini bisa anda password, sehingga orang lain tidak bisa merubah aplikasi yang telah anda setting tersebut.
• Programmable Hook-Flash Time, Bisa merubah setting yang sesuai dengan hook – flash PABX manapun. System bisa merubah / menyamakan  program PABX yang sesuai anda kehendaki.
• Programmable Number of Rings,  Sistem akan bisa menjawab sendiri jika dalam keadaan sibuk (bussy) maupun tidak ada yang menjawab (noanswer) sesuai jumlah banyaknya ring yang anda setting di aplikasi system ini. Misal dalam 5 ring tidak ada yang menjawab (noanswer) / sibuk (bussy), maka system ini akan menjawab seperti maaf ekstension yang anda tuju sedang sibuk / tidak ada yang menjawab.
• Programmable Tone and Cadences for Each Individual Voice Channel, didalam channel ke channel yang lain, system bisa menggambarkan suatu irama yang berbeda di tiap channel. System ini bisa anda setting tugas maupun suara yang berlainan di tiap-tiap channel.
• Remote Programming Feature, memodifikasi password lewat telpon. Si penelepon bisa mengganti password maibox user melalui telpon jika nomor mailbox tersebut no passwordnya telah diketahui oleh orang lain. Sehingga orang lain tidak bisa mendengarkan pesan-pesan yang ada di mailbox anda.
• Traffic Statistical Reports, memberikan informasi penting mengenai pemakaian telepon. System ini akan memberikan report data statistik informasi yang dikerjakan oleh aplikasi ini, seperti data incoming call, abandon call, bussy call, noanswer call dan lain-lain.
• Windows-Menu-Driven System Administration, dengan penggunaan windows yang baku  dalam bentuk grafis dengan metode point dan klik dimana operasi system umum dikenal. System layakya anda menggunakan windows yang mana anda bisa mengupgrade atau setting secara bebas.
• Database Connnection, Sistem dapat terkoneksi ke eksternal data base lainnya dengan menggunakan protocol ODBC(DSN), sehingga dapat terkoneksi kebeberapa data base seperti Microsoft Acces, SQL Server, Oracle, MySql, FoxPro dan lain-lain. Seperti halnya pembacaan data saldo, tenor, angsuran, jatuh tempo dan lain-lain. Dimana informasi data pelanggan tersebut bisa di akses melalui telepone.
• Syntax SQL, System ini menggunakan syntax sql yang biasa dipakai oleh aplikasi software- software data base yang telah kita kenal, dengan kata lain syntax sql yang biasa anda pakai. Sehingga sistem dapat membaca, mengupdate, maupun menghapus data base jika diberikan hak untuk akses.
• Function Store Procedure, Di lain menggunakan syntax sql, system ini juga bisa juga menggunakan fungsi Store Procedure yang mana biasanya perusahaan tidak memberikan ijin untuk melihat data database secara langsung yang telah terkoneksi ke server database suatu perusahaan.
• Call File Dll(Dinamic Link Library), Integrasi dengan file Dll. System ini bisa berintegrasi dengan file dll yang anda buat. Dll tersebut biasanya untuk penambahan fungsi-fungsi yang belum ada di system ini, seperti concat data atau parser data. Untuk rekomendasinya file tersebut harus dibuat menggunakan aplikasi software Microsoft Visual C++.

Read More

VoicePro IVR System

VoicePro adalah suatu mail system suara yang dirancang dan digunakan pada Windows NT 4.0 / NT 2000 Platform yang terpopuler.  Menawarkan ke user secara grafis yang secara luas mudah diterima maupun dioperasikan dengan mudah untuk mengatur system ini. Aplikasi sistem ini dapat melayani lebih dari 32 channel sekaligus. Aplikasi system tersebut bisa juga berkomunikasi  lebih dari satu PABX dengan parameter komunikasi yang berbeda. Aplikasi yang mudah dioperasikanbaik didalam komunikasi kantor maupun tunggal yang dapat ditangani secara efisien diselesaikan dengan baik. Seseorang akan mempunyai pesan-pesan penting dengan aplikasi ini yang manapun juga mendapatkan kembali melalui system telepon tersebut.

Merupakan aplikasi yang pantas untuk lingkungan komunikasi kantor dimana untuk meningkatkan pelayanannya seperti mempromosikan produk-produk lewat suara maupun fax, sehingga seseorang akan dapat mengetahui informasinya dengan mudah dan cepat.
Sistem ini sendiri awalnya adalah pengembangan dari automatic attendant, jadi yang berjalan sekarang ini selain berfungsi sebagai IVR (interaksi customer dengan sistem dan data melalui suara) juga dapat difungsikan sebagai automatic attendant, voice mail, audiotext, fax on demand maupun recording agent pada saat after office hour.

Read More

Keuntungan IVR

Penggunaan sistem IVR yang tepat memberikan kontribusi besar terhadap kepuasan pelanggan. Sebagai contoh, sistem IVR dapat memperpendek waktu tunggu telepon oleh pelanggan. Pada waktu pelanggan menelepon ke korporasi yang diterima oleh sistem IVR tetapi ternyata semua agen sedang sibuk, maka telepon pelanggan tersebut akan terus dipegang sampai kemudian diteruskan ke agen yang siap menjawab panggilan tersebut.

Dengan menerapkan sistem IVR, maka sebuah korporasi telah menambah jam pelayanan kepada pelanggan. Korporasi akan sedikit kesulitan untuk menempatkan pegawai sepanjang waktu, oleh karena itu dengan sistem IVR sebuah korporasi dapat “buka kantor” selama 24 jam-sehari dalam 7 hari.

Sistem IVR yang menyediakan pelayanan terhadap pelanggan oleh sistem komputer di satu sisi adalah sumber pendapatan. Penambahan waktu pelayanan juga berarti penambahan waktu melakukan bisnis. Dengan memberikan kesempatan kepada pelanggan menghubungi sistem IVR untuk memesan produk atau jasa tertentu, maka korporasi telah membuat aliran pendapatan secara terus menerus.

Sistem IVR juga akan menambah pendapatan dari berbagai tempat, karena sistem tersebut akan menambah jangkauan pasar. Dengan menyediakan pelayanan terhadap pelanggan selama 24 jam sehari, berarti kantor akan beroperasi setiap waktu di semua zona waktu di dunia. Sehingga sistem IVR akan menambah jangkauan bisnis di sepanjang zona waktu.

Keuntungan yang diperoleh dengan aplikasi telekomunikasi ini antara lain yaitu : 

• Pengendalian biaya pekerjaan. Dengan adanya VoicePro (IVRS), operator atau agent dapat digantikan atau dipermudah, sehingga tidak diperlukan terlalu banyak tenaga kerja manusia untuk memuaskan pelayanan pelanggan.
• Fleksible. Sistem ini dapat digabungkan dengan berbagai macam aplikasi lain yang berhubungan. 
• Menu Driven.  Dalam penggunannya, system ini dapat disetting sendiri oleh pengguna sesuai dengan kebutuhan.
• Up to Date. Sistem ini tidak hanya terpaku pada apa yang sudah ada, tetapi dapat dikembangkan sesuai dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat belakangan ini.

Read More

Tujuan IVR

Sesuai latar belakang yang telah diuraikan diatas yang mana bermaksud untuk memberikan solusi yang baik yang sangat diperlukan bagi kebutuhan produsen maupun konsumen dengan tujuan sebagai berikut ;

• Meningkatkan kepuasan pelayanan konsumen.
• Meringankan system kerja produsen.
• Merupakan system yang sangat efisien dan efektif bagi produsen.
• Meringankan beban biaya operasional tanpa membutuhkan banyak tenaga operator.

Read More